应用文写作的语言

应用文写作的语言

一、语言的特点

掌握应用文写作语言的特点，即语言的信实性、针对性、规范化和专门化

作者运用语言的能力，主要体现在对各种文体语言的敏感和自觉把握、开拓上。应用文因其要交流业务、传递信息、宣传政策、一探讨问题，甚至需录存凭证的实用要求，其语言必然具有一些自身的特点：

1、信实性

要使各种信息得到读者的信任，其语言就应信实可靠，去伪存真，弃浮留实，不言过其实，在真实中获得自己的生命。要做到语言的信实必须做到以下几点：

(1)要掌握表述的分寸。在当用与不当用、偏高与偏低、偏大与偏小之间加以区分;事物的范围、性质要描述和归纳得恰如其分。要求表述的含义清楚，词语的内涵、外延明确，一切会导致歧义、多义和似是而非的象征、隐喻等等都应在排除之列，以免引起误解而致误导。如"成绩"与"成就"之分，"错误"与"缺点"之分，"大多数"与"绝大多数"的不同，"部分"与"大部分"的界限。

(2)表现要诚达。"诚"，就是要求有实实在在的内容，不能空话连篇，言之无物;不能装腔作势，哗众取宠;"达"，就是要求语言能原原本本地把内容表达清楚，忌浮言、假话。如介绍商品，性质、功能、售后服务、价格等都须实事求是，不吹嘘、不护短，才能在感情上取得顾客的信任。那些"王婆卖瓜，自卖自夸"的花言巧语，那种动辄"领导世界新潮流"、"誉满全球"的陈词滥调只会失信于读者，最终削弱商品的竞争力。

(3)数字要精确，字词运用要恰当。借助极富科学性和说服力的数字，发现问题、分析问题、解决问题。但应慎重，不能混用。如数字发生变化时表达要清楚，"增加了多少"与"增加到多少"并不一样;有关数字的词语要概念明确，比如"以上"、"以下"、"不足"、"超过"、"小于"、"大于"的用法不应给读者造成疑窦，如不要在"100公斤以上的"、"100公斤以下的"之后给读者留下"100公斤的"该怎么办的问号。

2、针对性

即看对象说话。许多应用文的语言，受客观环境和政策法规的制约，都应看准表述对象，因人、因事、因时、因地而异，不可千篇一律。给领导看的，要求语言庄重，文字简约;给群众看的，则要求深入浅出，语言通俗;介绍一件商品，要注意具体的对象、环境、内容和要求，做到随机应变，以获得最佳的传播效果。针对性强，就能使文章有的放矢，有助于解决问题。

3、规范化和专门化

应用写作的语言不同于其他写作，以书面语言为主。尤其在某些文种中，如命令等，只能用书面语言而不能掺杂其他语体，并大量使用规范化、专门化的词语。体现出以下特点：

(1)具有词语的稳定性与选择性的统一。所谓词语的稳定性，是指某些固定的词语相对稳定地使用于某些应用文。如介绍信的开头总以"兹有"开启下文，许多公文的结尾都以"特此"收束全文。所谓词语的选择性大多数的应用文都有一套比较固定的规范性习惯用语，供人们在写作时选用。这些习惯用语多用于应用文的标题、开头、引文、过渡与结尾处。例如：开头用语中的鉴于、为、为了、由于、遵照、按照、根据、随着、兹有、奉、近来等;结尾用语中的本、为荷、为要、为盼、此令、此复、希即遵照执行、希酌情办理、现予公布。特此函达、以上报告，请审核、当否，请批示、以上妥否，请指示等。

(2)具有句法的稳定性和灵活性的统一。所谓句法的稳定性，是指某些类型的句子在应用文中占有很大的分量。如总结中要汇报情况，请示时要阐述原因，求职信中要作自我介绍等，主要使用陈述句。应用文在有所陈述的基础上，往往要提要求，无论是上级对下级，还是下级对上级。如"以上通知，请遵照执行"，"以上请求，望领导批准为荷"等等。所谓句法的灵活性，是指在稳定性的基础上，适当地求新、求变。灵活恰当地选用句式，可使行文变化多姿，从而增强文章语言的表达效果，增强文章的外在美。例如，对事物下定义时宜用长单句、判断句;叙述事物时宜用短句;发号施令时宜用短句、单句、主动句。总之，选用什么样的句式，要根据表述内容灵活掌握。

(3)力求简洁，具有庄重感。应用文中，经常使用一些文言词语，如常用的有"经、业经、业已、兹、兹有、兹将、特、者、荷、取、于、而、则、为、为此、与之、依、逾、至、其、亦、以、尚、须、未、予、示、之……"，可增强文章的庄重感。

(4)用图式替代语言文字。图式包括图、画、符号、照片、表格、公式等。在应用文特别是科技应用文中大量使用，成为一种常见的辅助书面语言，从而形成应用文语言的又一大特色。

二、语言运用的要求

掌握语言运用的基本要求，即：语言要准确清晰、简洁明了、平实自然、得体妥帖、生动具体

1、准确清晰

准确，即用最恰当的词语和句子如实反映客观事物，表达作者思想。清晰，是指表达时要条理清楚，意思明白。具体应做到：

(1)用词造句要准确。用词准确是指能把握词语遣用的分寸感和合适度。应精选中心词，用准修饰语。能仔细辨析同义词、近义词的用法，对词义轻重。范围宽窄、程度深浅、感情褒贬、语体雅俗、词性差别等都能烂熟于心、姻熟于手。如："分散"和"涣散"都有"不集中"的意思，"涣散"是具有贬义性质的形容词;"分散"是具有中间性质的动词。"士气涣散"就准确，"士气分散"就不准确。另外，应用文常用数字说明问题，揭示事物之间的数量关系，所以数字运用要准确无误。

(2)用词造句要通顺。指合乎语法，合乎逻辑。通顺也是实现语言准确的保证。

(3)要注意语意鲜明。有时由于特殊需要，还必须使用一些模糊语言，即用一些在外延上不确定、表意比较含糊，以及在运用上具有弹性的词语，如"近年来"、"各地"、"时有"、"大多数"。"有关部门"、"条件许可时"等。该类词语使用恰当，不仅能增加行文的灵活性，而且有助于准确地表达意思，但应谨慎使用。

2、简洁明了

(1)简洁。所谓简洁，就是用较少的文字清楚表达较多、较丰富的内容。要抓住问题的关键，把话说到点子上。主要应做好以下四点：

一要善于观察事物，深刻理解事物，明确认识写作对象，把握住问题的关键。

二要反复锤炼，提高概括能力，杜绝堆砌修饰语现象;适当使用缩略语，如"五讲四美"等。

三要删除一切套话、空话、意思重复的话，向繁冗开刀。克服繁琐冗长的毛病是语言简洁的前提。

四要适当地采用文言词语及短语。文言词语(包括成语、典故)行文简练，富有表现力，写作时适当采用，言简意赅。然而，"简"要得当，"简"得让人不明白或产生歧义也不行。绝不能为简而生造词语。乱缩略、 ……此处隐藏1118个字……拟写和处理工作规范化的基础。长期以来，为适应处理各种事务和交际交流的需要，形成了各种应用文文种。由于文种不同，语言要求也不同。同种文种中，一些同类型的语言，用得多了，用得久了，便逐渐形成了相对规范化的应用文语言。例如开端用语：“根据、遵照、为了”等；表态用语：“请遵照执行、参照办理、拟、准予”等；期请用语，表示发文者某种期望，要求用“请求、盼、恳请、希望”等；结尾用语：“特此函告、特此通知、当否、请批示、特此报告”等。这些规范化用语言简意赅，便于表达具体事务活动中的有关事宜，易为人们理解领会，使用位置也相对固定，若能恰到好处地运用，则能妙笔生辉，增强语言效果。

然而，很多人就以为应用文的内文结构甚至语句都要“规范化”。总结的一般结构是“标题――引言（概要说明取得的成绩）――正文（成绩和经验，问题和教训，今后打算或措施）――落款、时间”；语言表述上，第一段会如此表述：在什么什么的指导下，在谁谁的正确领导下，在全体谁谁的共同努力下，取得了如何优异的成绩。结尾会蜻蜓点水地提一下所谓的不足，然后又在“不足”上提出今后的希望。这样写我们并不能说它有错，而是说在这样的结构下靠那样的套话写出来的文章都是千篇一律的，为什么不用详实的事例，深入地分析问题、教训的症结所在呢？一个单位每年的总结都是如此，又能有什么实效呢？

三、应用文语言运用合程式

所谓程式性，就是指应用文语言要遵守规范。要想应用文语言符合规范，就得用“语法、修辞、逻辑”三把尺子逐一衡量。应用文语言的程式性，有一套固定的专门用语，有相对稳定的句式，有比较固定的结构形式。这种程式性是在应用文语言发展过程中逐步形成、大家共同遵守的。有些是经过法规确立的，比如《国家行政机关公文处理条例》对13种行政公文作出的规定，使每一种公文的表达都有固定的格式，包括公文的构成要素、组成部分、各部分的书写位置、书写要求、用纸规格等，这些要严格按照国家技术监督局的《国家机关公文格式》中的有关规定行文，不得标新立异、自行其是。另外，应用文有一套固定的专门用语，这是应用文使用中约定俗成的程式化词语，如文种用语、结构用语、引叙用语、经办用语、态度用语、称谓用语等。在写作时必须规范地、科学地使用这些词语。目前使用的通用公文有13类13种。由于文种不同，语言要求也不同。在同一文种中，一些同类型的语言时间长了，用得多了，在用法上、结构上、位置上慢慢稳定下来，逐渐形成了相对固定性的语言。如称谓用语：本、你、该、我；经办用语：经；引述用语：前接、悉等。这些习惯用语己基本固定，并被人们所承认。若能恰到好处地使用，则能妙笔生辉，增强语言表达效果，提高办事效率。应用文语言的程式性是应用文区别于其他语体的`一个重要特征，但这种程式并不是说应用文语言要因袭传统的固定形式，甚至是照搬套用已有的模子。

如有这么一篇小品文，题目是《填写式新闻录》，是讽刺新闻工作者写作的模式化毛病的：“最近，（）党委，在（）亲切指示下，认真学习了（），进行了（）讨论。通过学习讨论，大家一致感到（）的重要性，（）迫切性，增强了（）自觉性。在提高认识的基础上，根据（）的特点，制定了（）的措施，提高了（）的目标，发出了（）的号召，收到了（）的效果，出现了（）的面貌。干部群众高兴地说（）。今后，他们决心（），以争取更大的胜利。”可以想象，这种结构呆板的新闻会有多少读者？

四、应用文语言叙述要概括

它与思维形式上的概括含义不同。应用文语言中的概括，是运用抽象的思维形式，将具体事物中能反映事物本质属性的几个方面，用极其简明的语言表述出来。这种概括性，体现在应用文语言中的各个方面，甚至还要用概括的语言形式来组织文章。

用概括的语言形式来组织文章，就是用几点极简明的语言，以表达文章的骨架。比如《中共中央、国务院关于防御特大洪水的紧急指示》，全文的骨架只几点，即：（1）今年的气候异常。（2）当前各大江河险情未过，仍有发生洪水和台风灾害的可能。（3）为了保全大局，减少损失，需要在一些地方有计划地采取分洪、蓄洪措施。（4）各地在防风抗洪斗争中，必须大力加强治安工作。这几点，前因后果联系紧密，它是根据气候，根据江河的险情及下面防汛的情况，作出的几点指示。这几点指示以撮要的形式显现在文章中，而这种撮要的形式就是概括性的语言，正是它支撑着全文，把全文有机地组织在一起。

五、应用文语言表达要得体

所谓得体，就是得当、恰当。得体对于应用文来说显得十分重要，因其往往直接影响到应用文处理事务、沟通关系的现实效益。我们认为，应用文语言要得体，主要是要注意以下几点：

1.要符合作者在社会关系中的地位。即叙事论理、遣词造句时要注意一定的身份，要能正确体现出收发双方之间一定的关系。《文心雕龙?书记》称“祢衡代书，亲疏得宜”。这“亲疏得宜”就是指正确体现了收发双方间一定的关系。如公文中的传送用语：“上报”、“呈报”用于上行，“印发”、“颁发”用于下行。倘用错了便不符合作者在社会关系中的特定位置。

2.要注意特定的场合与氛围，要做到和谐协调。如贺喜时不说丧气话，严肃的场合不说俏皮话等。又如写请柬，用于商店开张、会议开幕的可以写“敬请光临指导”，而用于结婚宴请的则不宜写“指导”之类字眼。

3.语言色彩要符合特定的行文目的及内容性质的要求。如颁布政令的要庄重严肃；通报错误的要说理严正、义正词严；申请要求的要平和委婉；报喜祝捷的要热烈欢快，等等。

4.要符合应用文体的语体要求，体现所用语体的个性。应用文主要使用事务语体，而事务语体最大的特点是“平实”，即通俗易懂，质朴实在。这就要求我们在写作中坚持“辞达而已矣”的古训，要坚决反对堆砌词藻、生造词语、半文不白、古奥难懂、追求含蓄而流于晦涩、肆意夸大其辞、说空话废话等等现象。平实，是对应用文语言的总的要求。在这个总的要求下，不同的应用文体对语言的运用还有其具体的要求。如公文，其语言除了平实这一点以外，就还要求简明、庄重。因此在写作应用文时，语言的运用要注意符合不同文体的要求，也就是要体现出所用语体的个性。

写作应用文，写什么、不写什么、怎样写、何时写等等，都要认真考虑。语言得体将有利于处理事务、沟通关系，达到预期的效果。而是否有利于处理事务、沟通关系，达到预期的效果，也是衡量语言运用是否得体的一把尺子。

叶圣陶先生指出：“应用文不一定要好文章，可是必须写得一清二楚，十分明确，句稳词妥，通体通顺，让大家不折不扣地了解你说的是什么。”对应用文语言运用的要求是对学习者的最基本的要求，一篇内容不周详、语言表述不准、语意模糊的应用文，绝对不可能在现实生活或工作中发挥其应有的作用。

参考文献：

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［4］李白坚，丁迪蒙.大学题型写作训练规程［M］.上海：上海大学出版社，20xx.